Por NVX – Nacionalvox, agência digital e criação de sites em Florianópolis
Com os negócios cada vez mais digitais e na nuvem, produtividade é a palavra chave para alcançar eficiência no dia a dia. As demandas são diversas, e muito mais importante do que fazer as coisas com velocidade, é preciso fazer as coisas certas.
Mas o que pode parecer óbvio, não é nada fácil. Ser produtivo tem tudo a ver com agir de forma inteligente.
Se for trabalhar com bons indicadores de produtividade é preciso usar todos os recursos disponíveis para que não só os resultados, mas também os próprios processos sejam melhorados com o passar do tempo.
2020 foi o ano em que o trabalho remoto atingiu seu pico em todo o mundo, principalmente devido a pandemia da COVID-19. Não sabemos ainda como isso afetou a qualidade do trabalho e o espírito de equipe. Mas, sabemos com certeza que todos estão se esforçando para melhorar sua produtividade o máximo possível.
Além disso, a pandemia deu às pessoas a chance de começar um negócio próprio. Se você é um profissional autônomo, MEI ou proprietário de uma empresa, está no lugar certo para aprender sobre ferramentas de produtividade.
Confira a seguir oito ferramentas indispensáveis para alavancar o seu trabalho e de sua equipe. São soluções grátis, mas que oferecem funcionalidades avançadas em suas versões pagas.
Aqui na Nvx usamos ou testamos todas e recomendo:
Uma das mais conhecidas ferramentas para gestão de projetos, o Trello tem visual simples e intuitivo. Ao permitir adaptar seus quadros para combinar com processos de scrum e kanban, permite que equipes acompanhem o desenvolvimento de produtos ou tarefas.
Quem usa o Trello costuma apostar em poucas colunas básicas: uma para reunir a lista de atividades a executar (backlog), uma ou mais colunas para sinalizar os estágios dos trabalhos em andamento, e uma última coluna que armazena as tarefas concluídas.
Vantagens:
- Design atrativo
- Fácil de usar
- Confiável – diversas empresas o utilizam
- Sincronização automática entre aplicativo e site
- Atualizações colaborativas em tempo real
Serviço do Google que permite o armazenamento de arquivos na nuvem com aplicativos integrados: Documentos, Planilhas, Apresentações e Formulários.
O Google Drive também conta com a função de sincronização entre dispositivos. Assim, é possível criar um arquivo em um computador e continuar a edição em um smartphone ou tablet, por exemplo.
Para usar a ferramenta, é preciso ter uma conta do Google, que também pode ser a mesma utilizada no Gmail. O Google oferece até 5Gb de espaço para armazenamento na versão grátis.
A ferramenta funciona como um caderno 100% digital.
Anotações, ideias, documentos escaneados: tudo pode ir diretamente para o Evernote. A vantagem é que as anotações ficam sempre disponíveis e podem ser acessadas pelo desktop ou por aplicativos móveis.
Uma dica dos usuários mais avançados é a criação de templates, modelos de anotações a serem preenchidas que podem ajudar a criar atas de reuniões, por exemplo.
O Evernote é ideal para anotar informações, acompanhar tarefas e gerenciar projetos de uma forma muito simples e organizada.
Segundo o criador, Stepan Pachikov, a ideia é que a ferramenta funcione como uma extensão do cérebro, armazenando todas as informações que precisam ser consultadas futuramente.
O Slack é basicamente um aplicativo de mensagens turbinado.
Destina-se a equipes e locais de trabalho, pode ser usado em vários dispositivos e plataformas e está equipado com recursos robustos que permitem que você não apenas converse individualmente com os usuários, mas também através de grupos (canais).
Você também pode fazer upload e compartilhar arquivos, bem como integrar-se com outros aplicativos e serviços, e pode controlar de forma fácil quase todas as configurações, incluindo a capacidade de criar emojis personalizados.
Com a pandemia, os aplicativos de videoconferência nunca estiveram tão em alta. Apesar da febre do Zoom, que se popularizou pela qualidade das transmissões, o Google também não decepciona quando se trata do Meet, ferramenta para reuniões online. Aproveite que os recursos premium como adicionar mais usuários e gravar as chamadas, estão disponíveis gratuitamente até março de 2021.
O acesso é rápido e permite alguns efeitos como mudar o background da câmera, também com boa qualidade de áudio e vídeo.
Se você já tem uma conta do Gmail, basta acessar Meet.Google.com e clicar no botão verde “Iniciar uma reunião” ou inserir uma ID de reunião no campo à direita. Contanto que você esteja conectado à sua conta do Gmail, você pode iniciar ou participar de uma reunião automaticamente.
Ferramenta útil para saber se o destinatário de emails, leu a sua mensagem. Funciona como plugin de navegador e se integra ao Gmail. A versão grátis é um tanto limitada, mas dá conta do básico.
Quando você enviar um email, um novo botão surgirá na caixa de escrita do Gmail. Isso vai garantir que a extensão para Google Chrome está mesmo funcionando, e que aquela mensagem será rastreada normalmente.
Por padrão, o Mailtrack estará ativado, mas você pode desativá-lo caso queira. É importante destacar que, por se tratar de um recurso para o navegador de internet, ele só estará presente onde você o instalar. E funciona apenas para desktops, ainda não suportando envios feitos pelo celular.
É uma ferramenta de gestão de tempo multiplataforma. Não importa aonde você está, seja na frente do seu notebook pessoal, computador do trabalho ou no celular, é simples rastrear as horas gastas com cada tarefa realizada.
Com Toggl, usuários individuais ou em equipe, conseguem registrar, controlar e quantificar, de forma simples, as horas gastas com tarefas individuais ou agrupadas dentro de projetos. Dá até para agrupar tarefas separadas por clientes.
Indicada para quem trabalha em vários projetos, onde cada projeto é composto por diversas tarefas, e você quer saber quando tempo foi gasto em cada tarefa e também em todo o projeto.
Você também consegue incluir o valor da hora de trabalho na ferramenta. Tendo essa informação, o relatório já pode trazer calculado quando custou um determinado trabalho, com base no preço da hora e no tempo que foi gasto.
Uma boa opção para liberar a mente. A ferramenta organiza todas suas tarefas cotidianas em uma espécie de checklist. É possível criar tarefas recorrentes e acompanhar o progresso diário e semanal por meio de gráficos.
É possível definir subtarefas, prazos, tipos de projetos (casa, família, viagem, trabalho etc), prioridade, além de fazer compartilhamento com a equipe. A versão gratuita disponibiliza até 80 projetos e a colaboração de até 5 pessoas por projeto.
A criação de tarefas é a essência da ferramenta e só depois de adicionar tudo o que você tem para fazer será possível começar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.
Após abrir o Todoist, clique no botão + para criar uma nova demanda. Também é possível fazer isso digitando a letra Q. Depois, você precisa escolher um nome, assim como a data limite, e a tarefa estará pronta!
Repita as instruções até que tudo esteja registrado.
Se você atende uma carteira de clientes ou faz muitas reuniões diariamente, essa ferramenta é excelente para compartilhar sua agenda na internet.
Para acessar o serviço é preciso utilizar o login de uma conta Google e permitir a integração do aplicativo na sua conta. Se você utilizar o Google Agenda ele fará a integração com as duas agendas.
Assim que permitir o acesso você irá ganhar um domínio próprio para divulgá-lo na internet.
YouCanBook.Me utiliza como padrão todos os dias da semana e de uma em uma hora. Para checar os seus compromissos você poderá utilizar a sua conta do Google ou diretamente da sua agenda. O serviço também disponibiliza um recurso para enviar lembretes via email.
Conclusão
Tenha em mente que as ferramentas apenas dão suporte a um processo pessoal ou profissional de organização e que não fazem nada por si mesmas. De nada adianta você usar uma ou 20 ferramentas se não estiver habituado aos comportamentos de produtividade que garantam um bom uso das mesmas.
Qual dessas ferramentas de produtividade você mais gostou? Que tal incorporá-las na sua rotina e tornar seu ano de 2021 ainda mais incrível?
Experimente e veja quais funcionam melhor para suas necessidades.
Se você está lutando com a procrastinação, a preguiça ou falta de organização, além de outras distrações, a lista que indiquei oferece um ótimo começo para voltar aos trilhos e atingir melhores resultados daqui para a frente.
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