Relatório aponta caminhos para melhorias que serão realizadas no espaço
Repensar o sistema de organização e construir condições de acesso aos deficientes físicos são algumas necessidades urgentes para garantir a melhoria do desempenho da Biblioteca Pública de Santa Catarina, vinculada à Fundação Catarinense de Cultura (FCC), apontadas em recente relatório organizado pela Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC), em parceria com FCC. Os trabalhos de descrição, análise e proposições foram elaborados por uma comissão formada por Claudia Maria Messores, coordenadora de Cultura representante da Pró-Reitoria de Extensão, Cultura e Comunidade (PROEX); Maria Juçara Corrêa, da Biblioteca Universitária; Ivonir Teresinha Henrique, do Departamento de Biblioteconomia e Gestão da Informação; Maria Teresa Santos Cunha, representante do Departamento de História; Vera Lucia Nehls, membro do Departamento de Geografia; e Arnaldo José de Lima, do Departamento de Administração Pública. O grupo definiu os procedimentos após resultados obtidos com a aplicação de questionários e realização de reunião com a Diretoria da Biblioteca. Segundo a presidente da FCC, Anita Pires, o relatório servirá como base para as melhorias que serão realizadas na biblioteca ao longo de 2009.
A primeira medida foi a aplicação de dois questionários: um para levantar os números da biblioteca referente a dados estatísticos, informações sobre serviços, pessoal, infra-estrutura e necessidades específicas, e outro para apresentar resultados reveladores da maneira como a organização está constituída, sobretudo no que se refere a pessoal, idade, sexo e qualificação, dentre outras características. Num segundo momento, foram apresentados resultados acerca da estrutura e do clima organizacional propriamente dito. O relatório divulga ainda os pontos negativos resultantes da pesquisa, bem como as possíveis proposições e recomendações para sanar as deficiências identificadas. Do total de 44 funcionários da Biblioteca, 17 responderam ao questionário.
Localizada num local de grande circulação no centro da capital, Florianópolis, a Biblioteca Estadual conta com. 2.802 metros quadrados de área construída, distribuídos em três andares além do térreo, 5.429 título catalogados, mais 3.195 obras em braile, e 2.748 usuários inscritos. No quadro de pessoal, acumula dois cargos de confiança, oito bibliotecários, 18 auxiliares, dois policiais militares, dez terceirizados e quatro estagiários, totalizando 44 funcionários.
O relatório apontou também o programa de alterações do espaço físico, extenso, que envolve reforma e ampliação de todos os setores, considerando-se principalmente os acessos à biblioteca, que deverão ser adaptados aos portadores de necessidades especiais. Segundo o documento, a Biblioteca apresenta diversas necessidades específicas: concurso público para atender ações futuras, inclusão social, comissão permanente para discussão e resolução de problemas e comunidade de usuários. Como projeto de ações culturais, promete oferecer cursos gratuitos de informática, oficinas de música, além de dar continuidade às atividades já existentes: oficina de xadrez, exposições, semana cultural, cursos de restauração e encadernação, curso de gestão de arquivo.
Como contraponto à falta de motivação por parte dos funcionários, a comissão sugeriu a elaboração e implantação de estratégias motivacionais, proporcionando não apenas o reconhecimento aos bons serviços prestados, mas, também, permitindo com que os mesmos queiram fazer parte do negócio da Biblioteca a fim de aumentar o comprometimento com metas previamente estabelecidas e aumentar o nível de oferta de serviços. O relatório também assinalou a necessidade de possibilitar aos funcionários a sensação de fazerem parte dos processos de tomada de decisão, favorecendo o comprometimento. Com relação à questão dos problemas da própria estrutura organizacional, a opção destacada pela comissão é repensar os modelos de processos utilizados pela Biblioteca a fim de amenizar os efeitos negativos causados pela má organização e pelo entendimento distorcido sobre a execução de algumas tarefas. Para sanar tais dificuldades, foi sugerida a criação padronizada de fluxogramas para as atividades, juntamente com a definição de cargos, a fim de evitar que muitos façam de tudo um pouco, e poucos consigam fazer bem feito.
Outra proposta da comissão foi a definição de regras claras e formais para definição de padrões, evitando ao mesmo tempo variações, queda na qualidade dos serviços prestados e engessamento dos processos. Outra maneira de melhorar a estrutura da organização está em investir na capacitação dos funcionários. A necessidade de formação técnica e a educação do funcionário como ser humano é de extrema importância para a evolução destes, aumentando a qualidade do capital humano.
A partir dos resultados do questionário e dos comentários apresentados pela Diretoria da Biblioteca Pública, o relatório elencou ainda as seguintes sugestões: realização de reuniões freqüentes para estreitar o relacionamento entre os funcionários e os gestores da organização; cursos de treinamento e desenvolvimento pessoal; difusão de valores e objetivos da Biblioteca entre os funcionários; melhorias na comunicação interna; elaboração de projetos de normalização das atividades da organização; aprimoramento de espaços internos da organização; resolução de problemas de limpeza do interior; compensações para a falta de material nas frentes de trabalho; realização de auditoria interna para identificação de problemas; remanejamento de pessoal; maior envolvimento dos funcionários nas decisões; definição da hierarquia e descrição dos cargos; cobranças mais firmes e contrapartidas correspondentes; melhorias quantitativas e qualitativas no quadro de pessoal.
Por fim, o relatório ainda sugeriu a realização de um planejamento para a Biblioteca Pública que contribua para a racionalização do seu espaço físico e para o desenvolvimento dos objetivos, cujo principal seria se configurar como “a porta de entrada para o conhecimento, proporcionando condições básicas para a aprendizagem permanente, autonomia de decisão e desenvolvimento cultural dos indivíduos e grupos sociais”. Desta forma, os serviços oferecidos pelas bibliotecas públicas devem se basear na igualdade, sem discriminação de idade, raça, sexo, religião, status social, deficiência física, nacionalidade e grau de instrução. O relatório ainda recomenda que sejam desenvolvidos e aplicados projetos relacionados às principais áreas de atuação da Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC), como os Departamentos de Biblioteconomia, História e Geografia, Administração de Serviços Públicos, Artes Plásticas, Design e Música, e Educação Física. Como encaminhamento para 2009, segundo o pró-reitor Paulino de Jesus Francisco Cardoso, nova comissão composta por profissionais dessas áreas será formada.
Por Jade Martins Lenhart
